财务管理

　　出差多就会使其他费用减少，比如以公关部门为例，差旅费用增多就意味着业务发展、营销咨询等方面的费用会减少。所以，即使在一个地区没有签约的酒店，员工也会选择绝对不超过公司上限的地方住宿。

　　“以前报销出租车费用的方式太费劲儿了，每次还得拼命回想这张票是怎么产生的，然后写下来。不过现在就不用这么麻烦了，报销手续要轻松得多。”美敦力医疗用品技术服务(上海)有限公司华北区技术销售代表刘宝强经常需要出差到全国各地的城市为客户提供技术培训和支持。

　　作为一家世界知名的医疗器械公司，美敦力在中国的业务覆盖350个城市，并且仍然在继续迅速地发展。美敦力的业务中至关重要的一部分是与医生在一起工作，培训他们使用产品，并在安装仪器的过程中提供帮助。由于美敦力目前只在40个城市有办事处，“出差”在美敦力已经是再熟悉不过的字眼儿。“每天，我们都会有很多雇员在路上。”美敦力(上海)有限公司首席财务官JohnBarrett说，“差旅管理随着我们的业务发展正在变得越来越重要。”

　　在美敦力资产损益表中，差旅费用是排在工资和营销成本之后的第三大成本。目前美敦力正在进行一次差旅管理制度的变革。“我们的目标不是降低成本，而是成本管理。我们要让我们的雇员得到所需要的。在美敦力，任何商旅管理政策的关键要素都是确保雇员不在工作中受到限制。差旅政策需要给出清晰的指导原则，并且在雇员差旅工作方面提供恰当的支持。”作为这次差旅制度改革的领导者，John如是说，“最后，它需要是有成本效益的——企业总是要考虑这方面的成本。但是成本并不应该是首要的目标，否则我们将无法对需要很多时间出差的雇员制定出公平的政策。”

集中，但不集权

　　“几年前，我们的管理政策只有机票等采用集中化管理，而且我们并不能够跟踪记录员工的行程，也不知道在这个商旅过程中我们支付了多少钱，但现在我们可以做到。现在，美敦力公司已经开始采用公司信用卡的方式，让每一位出差的员工在支付酒店、机票等费用时都可以使用公司卡。雇员再也不需要提前用自己的钱支付差旅费用，然后再经过比较长的一段时间后才得到报销。”公司按照约定的时间统一支付各服务提供商，不再需要员工在出差后再申请报销的过程。这既节省了雇员的时间，也使企业的管理更为透明。

　　和许多大型跨国公司一样，美敦力现在也可以根据雇员差旅的主要特点，与重点航空公司、酒店等签订协议，使这方面的费用总体上降低25%。

　　但集中管理不是集权政策。“我们在各地的地方代表处，都有自己的销售代表，经理们有权决定自己团队的差旅计划。”John说，“每个员工的行程安排都要进行月度、周度的报告，主管会进行分析，看看是否有必要，是否与其他人员重复，并给出相应的建议。”在美敦力工作了4年、带领着一个5人团队的华北地区销售主管张爱玲说，这些建议可能包括由当地代理商完成该工作、派其他人去完成此次出差任务，而让申请人把这次出差的机会放到另外一个地区。“这也是机会成本的考量。”John说。    

　　另外，公共关系部经理吴伟农介绍说：“每一位部门主管都有自己的部门成本预算，每一位经理都会自觉地按照尽可能最大化利用资源的标准来进行管理。出差多就会使其他费用减少，比如以公关部门为例，差旅费用增多就意味着业务发展、营销咨询等方面的费用会减少。所以，即使在一个地区没有签约的酒店，我们也会选择绝对不超过公司上限的地方住宿。一方面满足旅行的需求，另一方面实现有限资源的最大化利用。”经常在全国各地出差的吴伟农优化资源利用率的经验丰富：“我会把日程安排得很紧密，拜访、活动、会议等尽可能地安排在一两天内完成。”而且，虽已定居上海，吴伟农出差到北京，还会住在自己在北京的家里，而不会选择去住酒店。