财务管理

公平，并持续改善

　　“我们要做到的管理原则是：对员工公平。当他们需要到某个地方时，我们能够保证他们精神抖擞，可以随时启程。”John说，“如果我们在差旅管理这方面不做好工作，雇员很快就会抱怨连天，这将引起很多消极反应。我们所有的管理者都要出差，所以我们知道这个过程中都会遇到什么样的问题、有什么样的需求。”

　　“在中国进行差旅管理的一个挑战是，制订在中国的差旅策略时，很难有一个覆盖全国的统一政策。在北京、上海和在无锡或乌鲁木齐出差会有很多不同。”John说，“中国的另外一个因素是变化如此之快。我们尽可能经常地回顾我们的政策，以与市场变化的趋势保持一致。”

　　吴伟农通过分析一个实例说明了美敦力的政策原则。采访当天，中央政府出台了对于公务员出差选择酒店的标准的规定：不超过三星级。“实际上这种限制是不科学的，星级并不是关键，有时在淡季，五星级的宾馆价格可能比三星级低，而在旺季时，三星级宾馆的价格会达到五星级的水平。”美敦力对酒店的选择采用了总体价格的标准。

　　“我们的差旅政策也会不断地调整，以满足员工的需要。”John说。一年前，美敦力又开始了一项新的出租车费用报销政策。“我们以前要求员工对每次坐出租车产生的费用做出说明，现在我们按照不同城市、地区的情况，制订相应的标准，比如1000元/月/人，或者120次/月/人。这样可以节约很多时间。”

　　“新的差旅管理政策给我们的体会就是方便。”作为专业技术销售代表的刘宝强说，“而且，在内蒙古、河北等地出差，超过500公里即可选择乘坐飞机。无论出差人员的级别如何都可以选择。”John补充说：“如果在一个地区的差旅数量达到一定程度，我们就会考虑开设代表处。这样就会降低很多差旅费用。财务主管部门也可以向管理层做出这样的建议。”

　　美敦力公司也将差旅管理工作“外包”给了专业服务机构。通过专业服务机构，美敦力的所有出差员工都可以通过与专业差旅管理公司在中国的9个办事处的800或400热线电话，及时获得所需要的帮助。“我们还有两名来自商旅管理机构的工作人员驻扎在公司里，这使预订容易得多。该机构还可以集合所有雇员所需要的差旅信息以及便利性、签证申请等方面的信息。”John说，“预订酒店和机票不是我们的核心竞争力，而且旅游市场竞争非常激烈，企业很难跟上这些变化，做出最有利的选择。”

　　商旅管理机构还能够为美敦力提供一些专业的总结性报告，这将帮助美敦力与航空公司和酒店的谈判。

美敦力的最佳实践

采用公司卡和集中管理制度。在预订、信息处理等方面节约大量时间和资金,并提高了管理效率。

外包专业差旅管理并签约服务,利用公司整合的信息与服务提供商签订有利的协议,使相关费用降低25%。

采用年度部门成本预算制度。既给予各部门充分的自由协调空间,又能促使各部门做到资源利用最优化。

在一个地区的差旅数量达到一定程度,就会考虑开设代表处。这样可以降低很多差旅费用。